מעבר משרדים בתקופת משבר הקורונה, איך לעשות את זה נכון
בשעה טובה לאחר כמה שנים טובות במשרדכם הנוכחי, שאתם מאוד אוהבים, אבל הוא כבר קטן פעילות העסק שגדלה, מצאתם חלל חדש למשרדים שלכם.
ואז, כרעם ביום בהיר, התפרץ לו נגיף קטן, מזערי ממש, הוא מצליח להשבית את שגרת החיים של בני האנוש, כפי שהם היו רגילים אליה עד כה.
תאריך המעבר המיועד כבר הוסדר לפני חצי שנה. בעוד שלושה שבועות, עליכם לפנות את המשרד הנוכחי, שכבר הושכר לעסק אחר, ולעבור למשרד החדש, וזה לא נראה שהנגיף הולך לשום מקום כרגע.
אירוע שעל פניו אמור היה להיות משמח עבורכם ועבור העובדים שלכם, ועכשיו משתמע כאתגר לא קטן. מידי יום ביומו מעדכן משרד הבריאות תקנות חדשות לציבור שמקשיחות יותר ויותר את ההתנהלות ופרטית והעסקית, וצריך לדעת איך לעשות את זה נכון, ככה שתהליך המעבר יבוצע על פי ההנחיות הנכונות ליום כתיבת מאמר זה.
השלבים שעליכם לבצע בשביל שהמעבר יתקיים בדרך הטובה ביותר
שיפוץ המשרד החדש
מראש שכרתם את החלל החדש כשבועיים לפני זמן המעבר הפיזי, בשביל שינוי מבנה החדרים, על מנת שיתאים לעסק שלכם. לא מדובר בשבירת קירות אלא בהתקנת מחיצות מגבס ויצירת עוד חדרים במרחב הפתוח. אל דאגה. הקבלן שהיה אמור לבצע זאת, והצוות שלו, עדיין יכולים לעבוד במידה והם עובדים על פי ההנחיות. עליכם לקיים שיחת תיאום ציפיות עם הקבלן המבצע לוודא כי אכן הוא שומר על הכללים.
הכלל הראשון הוא ההתניידות של הצוות למתחם. ניתן באמצעות תחבורה ציבורית (יש לוודא מראש האם קיימת לאיזור המשרד החדש, כי צומצמה מאוד בשל המצב) ושנית, ניתן לנסוע ברכב עד 2 אנשים, לנסיעות חיוניות.
שנית, בעת כניסה למתחם יש לבדוק חום לכל אחד מאנשי הצוות, לוודא כי כולם מרגישים טוב. לבסוף, בעת העבודה במתחם, יש להקפיד לא להתקרב יותר מידי אחד לשני (ההמלצה היא שמירה על מרחק של 2 מטרים) ולוודא כי שומרים על כללים ההגיינה - רחיצת ידיים בתדירות גבוהה, להימנע מלגעת בפנים, לאחר נגיעה בחפצים שונים.
רכישת ריהוט משרד
לפני כחצי שנה כאשר חתמתם על החוזה מעבר למשרד החדש, שכל נושא הוירוס הזה היה רק בתיאוריה, תכננתם לגשת לחנות לריהוט משרדי ולבצע רכישה מרוכזת של כל מה שנדרש. אז התוכניות שלכם השתנו ואתם צריכים להיות יצירתיים, אל דאגה! ברשת יש מגוון רחב של חנויות און ליין לריהוט משרדי.
באתרים של החנויות ניתן לעיין בכלל הריהוט הם מוכרים, החל משולחנות משרד לדלפק הקבלה, שולחן לחדר הישיבות, ריהוט מכובד לפינת הישיבה. שולחן לקפיטריה. כיסאות מכל הסוגים שרק צריך: כסאות לחדרי ישיבות, לעובדים לישיבה במשרד, לפינת הקפה ולקפיטריה.
כלל התמונות מלוות בתיאור מפורט של המוצרים. מומלץ לתכנן מראש על פי הצרכים, איזה ריהוט משרדי יש לרכוש וכיון שיש לכם גם את התכניות של המשרד החדש, אז לוודא כי אכן הרהיטים שאתם מזמינים מתאימים מבחינת המידות שלהם.
אתם תתפלאו, אבל זה הרבה יותר נוח לבצע סיור וירטואלי בחנויות לריהוט משרדי, מאשר פיזי.
הרכבה והתקנה של הציוד במשרד החדש
ניתן להיעזר בשירות שמעניקות אותן חנויות און ליין להתקנה והרכבה של הציוד המשרדי החדש. עם זאת, ניתן להשתמש גם בשירות של חברות חיצוניות, כדאי להשוות את המחירים ואז לקבל החלטה.
חשוב שגם פה שירותי ההובלה אם הם מטעם החנות, או חיצוניים יקפידו על הכללים החשובים שתוארו למעלה, למניעת הידבקות בנגיף הקורונה והפצתו.
הובלת ציוד משרדי
את הציוד המשרדי שקיים במשרד הנוכחי שלכם, אתם צריכים להעביר למשרד החדש. לאחר שהעובדים כבר ארזו את החפצים האישיים שלהם ואת חומר העבודה שהם צריכים איתם. תכננתם מבעוד מועד שתגיע חברת אריזה לבצע את אריזה והובלת ציוד משרדי
עדיין ניתן לבצע זאת, תוך שמירה על הכללים. חשוב לבצע את המעבר של הציוד המשרדי לאחר שבוצעה ההובלה של ריהוט משרד חדש שרכשתם.
ניקיון טרם הגעת העובדים
באם התכנון המקורי היה לבקש מהמנקה הקבוע של המשרד שעובר אתכם למשרד החדש, להגיע לניקיון החלל לפני העברת הציוד ולבקש ממנו להגיע שוב אחרי לנקות את האבק שנשאר. אנו ממליצים להביא חברה מקצועית לניקוי שתוכל לחטא ככל שניתן, את הריהוט והציוד המשרדי, כדי שהעובדים יחשפו כמה שפחות לנגיף הקורונה. אפשר כמו עוד עסקים במשק נכון להיום, לאפשר להם לעבוד מהבית למשך יום עד שהמשרד החדש נקי ומטוהר.
אמנם תכננתם את המעבר בצורה קצת שונה, עם זאת זה עדיין ניתן לביצוע תוך שמירה על הכללים והתקנות של משרד הבריאות, רק כך נוכל לנצח את נגיף הקורונה. שיהיה מעבר מוצלח!
אולי תרצה לקרוא גם:
- כללי תכנון אופן ספייס
- עיצוב משרד רואי חשבון
- לא כדאי להתפשר בבחירת הריהוט המשרדי
- בחירת ריהוט לחדר ישיבות
- עיצוב משרד בשיטת הפנג שואי