כללי תכנון אופן ספייס - ספר החוקים הלא רשמי
כל מי שעובד במשרד או ארגון מכיר את המושג אופן ספייס שמשמעו חלל עבודה משותף לכמה עובדים. ברוב המקרים מדובר על מחיצות המפרידות בין עמדות העבודה השונות על מנת ליצור עבור כל עובד עמדה אישית שמאפשרת לו גם פרטיות. יחד עם זאת – בשנים האחרונות יותר ויותר מנהלים או כאלה שאמונים על משאבי האנוש בחברה או על רווחת העובד מדברים על היתרונות שבישיבה משותפת בחלל הגדול – ללא מחיצות, כאשר לכל עובד יש את העמדה הקבועה שלו במקום שלא משתנה.
כיום כבר ידוע שחשוב מאד להקפיד על כמה עקרונות עיצוביים על מנת להגיע לתוצאה טובה שגם תספק לעובדים את מרחב העבודה הדרוש להם וגם תאפשר להם להיות יעילים ופוריים בעבודה. אי אפשר להזניח את הפרטיות של העובד – בין אם הוא זקוק לה מבחינה מקצועית או לא ודגש רב ניתן לנושא של תחושה טובה ונעימה של העובד במקום שבו הוא יושב. מיד נראה שכאשר לוקחים בחשבון כמה עקרונות שרובם מגיעים מעולם עיצוב הפנים – אפשר להיות בטוחים שהאופן ספייס ההולך ונבנה יהיה טוב ונוח כמו שרוצים אלה המנהלים אותו.
איך חשוב לעצב אזור אופן ספייס?
להלן כמה עקרונות ודברים חשובים שצריך לשים אליהם לב:
- כמות העובדים וגודל החלל – לא יהיה זה יעיל להתקין הרבה עמדות עבודה, גם אם נדמה שהחלל גדול דיו. חשוב למדוד ולבחון היטב כמה מקום דורשים שולחן, כיסא משרדי, מדפסת או כל פריט ריהוט אחר שדרוש לעובד. כך יהיה קל יותר לתכנן את מספר העובדים שישהו בעת ובעונה אחת באופן ספייס.
- עיצוב – עצם העובדה שמעצבים חלל אופן ספייס אין פירושו שלא צריך לתת את הדעת על נושאים שקשורים בעיצוב, מראה או שילוב צבעים. כאשר מתייעצים עם איש מקצוע שמתמחה בתחום של עיצוב משרדים הוא יוכל לסייע בבניית העיצוב של החלל.
- לא מתפשרים על איכות הרהיטים – כאשר עובד יושב באופן ספייס ומבצע את עבודתו – הוא צריך לדעת שהוא ושה זאת בדרך הטובה והנכונה ביותר, כמו גם הבריאה ביותר. שולחן, כיסאות משרדיים, משענות ידיים ורגליים הן רק חלק מהאביזרים האורתופדיים שצריך לספק לעובדים על מנת שיוכלו לשבת זמן ממושך ולעבוד.
- מקום לציוד אישי – לכל עובד יש את הפריטים האישיים שהוא מביא איתו מהבית – תיק, משקפי שמש, ארנק או טלפון נייד. על מנת שעמדת העבודה שלו תהיה נוחה ויעילה – צריך להקצות מקום לפריטים אלה ללא צפיפות וכך שהם יוכלו להישמר בצורה בטוחה.
- פרטיות – הנושא של פרטיות באופן ספייס הוא נושא שאפשר לומר שהוא מעט שנוי במחלוקת או בכל מקרה – שאין תמימות דעים לגביו. מצד אחד – אף מנהל לא רוצה שהעובד יעסוק בענייניו הפרטיים כאשר הוא בעבודה, אך מצד שני – כל אדם זכאי לפרטיות וייתכן שמפעם לפעם יעסוק בעניינים אישיים מבלי שהנ"ל יפריע לעבודה השוטפת שלו.
- נוחות ופרקטיות – אלה הדברים החשובים ביותר שכן הם אלה שישפיעו על דרך העבודה של העובד או הצוות ובעצם הם מרכזים אליהם את שאר הפרמטרים. היעדר צפיפות, נוחות בישיבה, אספקת הריהוט המשרדי הדרוש או כל פריט אחר שיסייע לעובד – כל אלה יוודאו לבסוף שהעמדה באופן ספייס נוחה ומתאימה לעבודה.
מה היתרונות של עבודה באופן ספייס?
אם עד לפני כמה שנים היה קונצנזוס בנושא מתן פרטיות ועמדת עבודה אישית לכל עובד – הרי שהיום ידוע שלעבודה באופן ספייס יש לא מעט יתרונות משלה. ראשית – יש עבודה בחברותא – תכונה חשובה מאד. העובדים מרגישים שהם ביחד, לא סגורים בין ארבעה קירות ולא מופרדים זה מזה. כאשר צוות העובדים מגובש יש לתכונה זו חשיבות גבוהה מאד. כאשר מבינים שיש ערך גבוהה לאווירה חברתית וחברית חשובה במסדרונות החברה – אין ספק שאופן ספייס יתגלה במהרה כפתרון מתאים ומושלם.
מה בנוגע לעובדים?
כאשר מתייחסים לכל הפרמטרים החשובים – אין ספק שגם העובדים יגלו נכונות לשבת באופן ספייס ולעבוד בסמיכות זה לזה. בדרך זו תהיה ביניהם קרבה פיזית שתחסוך שיחות טלפון מיותרות, אפשר יהיה לבצע סיעורי מוחות או לבקש רעיונות מהעמיתים היושבים בסמוך או פשוט לעבוד ביחד בצוות. העובדים יהיו הרבה יותר מגובשים וכשהאווירה תהיה טובה וחיובית – אין ספק שגם העבודה תושפע מכך והם יהיו יעילים, פרודוקטיביים וישיגו עבור הארגון את התוצאות שמצופות מהם.
אז איך מקבלים את ההחלטה הנכונה?
חשוב מאד לקבל דעות של כל מי שקשור לתהליך ויהיה מושפע ממנו. גם העובדים צריכים להיות חלק מקבלת ההחלטה, שכן הם אלה שיישבו באופן ספייס ויעבדו. כאשר בוחנים לעומק את היתרונות, החסרונות והתכונות של דרך עבודה זו – אין ספק שתתקבל לבסוף ההחלטה הנכונה ביותר שתהיה גם הנוחה עבור כל מי שיישב בחלל העבודה. חשוב לדעת שארגונים או חברות גדולות כבר בוצע מהלך של מעבר לעבודה באופן ספייס וברוב המקרים הוא אכן מוכרז כמוצלח מאד.
אולי תרצה לקרוא גם:
