כל מה שחשוב לדעת על מעבר למשרד חדש

הובלת משרדים

אם לעבור דירה זה הליך יחסית מסורבל לפעמים, מה יש לומר על כל נושא מעבר של משרדי העסק למקום משכן חדש? חשוב לדעת שמעבר משרד או כל דבר לוגיסטי דומה לעסק כלשהו למשרדים חדשים רצוי לתכנן את המעבר נכון וכחלק מזה גם הובלת משרדים והציוד המשרדי הנלווה הוא דבר שיש לדון ולתכנן נכון כדי שיהיו התאמות בין תאריך העזיבה לתאריך הכניסה למשרדים החדשים, וכתוצאה מחוסר התאום יגרמו אי נעימויות ואי עמידה בזמנים, בעקבות כך תיפגע היכולת ניהול זמן ואובדן ימי עסקים לעסק וכמובן הפסד כספי הנלווה לכך.

כיצד לבצע מעבר משרד נכון?

בשונה מהעברת דירה פרטית, העברת משרד שונה באופן שכאן מצטרפים גורמים נוספים כמו ציוד משרדי שהוא לאו דווקא ציוד אישי של העובדים אלא ציוד משרדי נוסף כמו מחשבים מרכזיים, ציוד מטבח כמו מקררים או תנורים ומיקרו גלים, ציוד משרדי כמו ריהוט, שולחנות עבודה, כסאות מחשב, ועוד, לכן יש ליצור סדר כבר מספר ימים לפני שמזמינים חברת הובלת משרדים ליעד המבוקש ובזמן המבוקש מהסיבה שהציוד בדרך כלל הוא רב לכן יש לארוז אותו קודם כל ולהכינו למעבר ובכך תיווצר אי יכולת עבודה של העובדים כל התקשורת תנותק וכמובן ינותקו מוצרי החשמל והאלקטרוניקה מנקודות החשמל, בו זמנית יש לבצע הכנת מיקום חדש למוצרי המחשוב השונה והאלקטרוניקה עם מוצרי החשמל באתר החדש, במשרדים מסוימים יש לדאוג לאריזה של חפצי אומנות יקרי ערך על מנת שלא יפגעו בהליך המעבר, או ריהוט יוקרתי אותנטי שיקר כמובן ויש לדאוג להעברה נכונה שלו, במשפט אותו ניתן לסכם ולומר שהדבר החשוב בהליך של העברת משרדים למיקום החדש זאת הלוגיסטיקה שמסביב למעבר, זה כמו מהלך פעולה צבאי מסודר שאמור להיות מוכן ועם צוות המתורגל בנושאים שכאלה מבחינת חברת ההובלה או יועצי הלוגיסטיקה שיבדקו את התאמת המיקומים החדשים של העובדים במקום החדש וכמובן הצבת הציוד שיועבר.

סידור והכנת המשרד החדש לפני מעבר אליו

לאחר שנבחר מיקום המשרד החדש שאליו יועברו העובדים וכל הציוד המשרדי במקביל על כל הלוגיסטיקה שבכך, יש לבצע תכנון מיקום הושבת העובדים במקום החדש בין אם זה באזור חללים ריקים או בחדרים נפרדים, יצירת נקודות תקשורת מחשבים מותאמות לסוג העבודה ולעובדים שיכנסו למקום, על הציוד להיות מותקן ועובד תקין עוד לפני כניסה פיזית למקום כדי שהעבודה תתחיל להתבצע מידית עם הכניסה, שרשת החשמל תעבוד תקין, כל זאת נעשה על ידי תכנון נכון של האנשים המופקדים על כך בין אם זה חברות התקשורת שיש לזמנם מבעוד מועד עם תאום מדויק לזמני החיבור, על חברת הובלת משרדים תוטל כמובן הובלה תקינה ומדויקת מול זמני הכניסה למשרד וכן העברה נכונה של המוצרים שהם ארוזים ובטוחים משברי הדרך וכל מיני תופעות שיכולות לקרות בזמן ההובלה שיפגעו בהליך התקין.

מיקום הציוד לאחר המעבר למשרד החדש

לאחר שההובלה בוצעה וכול הציוד הגיע ליעדו, יש לבצע תיאום והסבר לעובדים איך ברצוננו למקם את הציוד וכוון הושבת העובדים, רצוי שיהיה תיאום עם אנשי הלוגיסטיקה במידה ויש כאלו, בהובלת משרדים מכל סוג שהוא הציוד של כל עובד רצוי שיהיה מסומן עם סימון לאיזה מקום להציב אותו במשרד או המשרדים החדשים כדי שפיזור הציוד יהיה מהיר והעובד יוכל למקם את עצמו בצורה הכי נינוחה שאפשר, כמובן שהוא יסדר לעצמו בצורה המיטבית את ציודו המשרדי האישי שכולל מן הסתם ציוד תקשורת מחשב או אם יש צורך גם בסורק או מדפסת נלוות, כל הדברים האלו רצוי שיהיו מוכנים מבעוד מועד על מנת להתחיל ולחזור לשגרה הרגילה של המשרד.

אולי יעניין אותך גם:

• שולחנות עמידה מתכוונים - הדור הבא של שולחנות עבודה
  
• סובלים מבעיות גב? כנראה שאתם יושבים לא נכון\
• שיעור בעיצוב: איך מעצבים משרד ביתי?
• למה בבחירת ריהוט משרדי לא כדאי להתפשר?