איך להיות פרודוקטיבי יותר בעבודה
המדריך המלא לניהול הזמן שלך
איך לעבוד בצורה יותר פרודוקטיבית?
נדמה כי מנהלי החברות ומנכ"לי הארגונים, יחד עם צוות העובדים, מחזיקים באותה המטרה: להיות פרודוקטיביים. מובן כשמש כי אלו העומדים בראש הארגונים מייחלים לצוות כמה שיותר פרודוקטיבי ויעיל, ואילו צוותי העובדים מציבים לעצמם מטרה להיות כאלו על מנת לזכות בהערכה, חיזוקים ולהצדיק את משרתם. נדמה כי ידע רב ומקצועיות אינם תמיד מספיקים, ועל מנת להיות פרודוקטיבים אכן צריך לנקוט בכמה צעדים אקטיבים שאכן יאפשרו לכם להיות עובדים טובים יותר. איך עושים את זה? בדיוק כך:
השאירו את המכשיר הסלולארי שלכם בתיק
נדמה כי הגורם המסיח יותר מכל את דעתם של העובדים, הנהגים והתלמידים בבתי הספר הוא המכשיר הסלולארי. אם בעבר מכשירים אלו היו טלפונים בלבד, הרי שכיום מדובר על מיני מחשב נייד נוסף המשאיר אתכם מחוברים עם עולם החיצון בכל רגע נתון. כך, כל צליל של הודעה, כל שיחת טלפון נכנסת וכל התראה מהפייסבוק, יוצרים הסחה חמורה שלעתים מקשה עליכם מאד לחזור למשימה שעצרתם. התוצאה? הפרודוקטיביות שלכם נפגעת. על כן, מומלץ מאד להשאיר את המכשיר החכם שלכם רחוק מכם לאורך שעות העבודה.
כשנוח לכם, נוח לכם יותר לעבוד
עובד שטוב לו הוא עובד טוב, וגם עובד שנוח לו הוא עובד טוב. לא במקרה בעלי העסקים השונים משקיעים המון ביצירת סביבת עבודה נוחה, נאותה ומזמינה לצוות העובדים. סביבת עבודה נוחה היא המפתח להספק גבוה ושקט תעשייתי ונפשי.
הנוחות מתחילה בכיסא שעליו יושבים לאורך שעות היום שחייב להיות כיסא המעניק תמיכה, היא ממשיכה עם ארונות גדולים לאחסון כל המסמכים הרלוונטים ונחתמת עם מגירות המיועדות לשמירת חפצים אישיים. הדגש הגדול ביותר הוא כמובן על הכיסא, עליו אנו נמצאים רוב שעות היום. הדרך שלכם אל הפרודוקטיביות מתחילה עם הנוחות שלכם, אל תתפשרו עליה.
הגדירו מראש את שעות הארוחות שלכם
לא מעטים אלו המעידים על כך שהאוכל מנהל אותם. כיום, האוכל כבר מזמן לא ממלא תפקיד פונקציונאלי בלבד, ורבים אוכלים לאורך שעות היום ללא כל קשר לתחושות רעב או שובע. בעת שאתם נותנים לאוכל לנהל אתכם, העבודה שלכם נקטעת וכך גם הפרודוקטיביות נפגעת. על כן, כדאי שתגדירו לעצמכם את שעות ההפסקה, או את שעות הארוחות אם תרצו.
אין כל חשיבות למספר הארוחות שאתם אוכלים ביום. הדגש הוא על יצירת לוח זמנים מסודר שיאפשר לכם לתחום עצמכם בתוך מסגרת קבועה שתישארו נאמנים לה.
זיכרו: כל דקה נספרת
אתם יוצאים להפסקה בשעה 12.00 וכעת השעה 11.40? ישנה נטייה להמון עובדים לדחות משימות שונות תוך הטיעון כי הם לא יספיקו גם כך למלא אחריהן. עליכם לזכור כי כל דקה ביום העבודה שלכם חשובה, ובכל רגע נתון אתם יכולים לפתור משימה סבוכה, לעלות על רעיון גאוני או לסגור פינה אל מול לקוח.
אחת הבעיות הגדולות ביותר היא להפחית בערך הזמן שניתן לכם, כאשר עיגול השעות יוצר דחייה של משימות וכך גם הפרודוקטיביות שלכם אינה הפרודוקטיביות לה אתם מייחלים. זיכרו כי כל דקה ביום העבודה שלכם חשובה, גם אם נותרו עוד 5 דקות עד ליציאה לביתכם.
בדקו את תיבת המייל אחת לשעה בלבד
ממש כמו שהמכשיר הסלולארי יכול לקטוע את הריכוז שלכם ואת רצף העבודה, כך גם תיבת המייל. מטבע הדברים, לא ניתן לזנוח את תיבת המייל, והמון משרות מבוססות על תקשורת שלכם עם לקוחות אל מול תיבת המייל. כל עוד מדובר על כלי תקשורת פנים ארגוני או במידה ואתם אכן יכולים להרשות לעצמכם לבדוק את תיבת המיל מספר פעמים בודדות, אכן מומלץ לעשות זאת.
ישנם עובדים שנכנסים אל תיבת המייל בכל דקה על מנת לבדוק הודעות, להישאר מעודכנים ולתקשר עם העמית לעבודה מהקומה מעל. מדובר על כלי שמסייע מאד בעבודה, אך גם כזה שפוגע ברצף העבודה שלכם. שימו לעצמכם תזכורת להיכנס אחת לשעה למייל לבדיקת הודעות (או אפילו אחת ליום אם אתם יכולים:)
מטרות? פשוט שכחתם להגדיר אותם
לא באמת ניתן לקלוע למטרה שלא מגדירים אותה, וכך בדיוק עם המשימות בעבודה שלכם. אתם מתחילים את השבוע ללא הגדרת מטרות? סביר מאד כי תעבדו בצורה שאינה יעילה. בעת שיש לכם לוח משימות מוגדר, מפורט וכזה שתחום לימים ושעות, יש לכם מטרה לכבוש. כך, אתם מונעים על ידי מוטיבציה לעמוד בלוחות הזמנים שיובילו לכך שתקבלו הערכה רבה מהמעסיקים שלכם. עבודה ללא לוח זמנים שבועי היא קליעה למטרה מבלי לדעת כלל מה המטרה. הגדירו את המשימות שלכם ובסוף כל יום בדקו את קצב ההתקדמות שלכם.
הכותב הוא דניאל זריהן – בעל חברה לקידום בגוגל ושיווק דיגיטלי
אולי יעניין אותך גם:
