מעצבים את המשרד? אל תשכחו לתכנן תקציב מראש
ניהול העסק כולל קשת רחבה של תחומים, ביניהם תכנון תקציב עסקי, ניהול תזרים מזומנים, תמחור, שיווק, מיתוג וניהול יעיל של צוות העובדים. בכל עסק חייבים לנהל בקפידה את התקציב על מנת לעמוד ביעדים וכדי להימנע מבעיות הון חוזר, מינוס בבנק ואיחור בתשלום לספקים.
תכנון התקציב העסקי נועד לצורך גיבוש תוכנית העבודה לשנה הקרובה או לתקופה ארוכה יותר, ולצורך מעקב ופיקוח אחרי ביצועי העסק. את התקציב ניתן לתכנן לבד או בעזרת אנשי מקצוע מנוסים, למשל רואה חשבון מוסמך, יועץ עסקי או חברה לייעוץ פיננסי .
שלבים בתכנון תקציב עסקי
ישנם שני שלבים עיקריים לתכנון התקציב העסקי:
- הגדרת מטרות ויעדים ברי השגה לשנה הקרובה.
- הערכת המשמעות הפיננסית להשגת היעדים.
בשלב הראשון, בעל העסק נדרש לקבוע מטרות ויעדים ברי השגה לשנת התקציב הקרובה, חשוב לקבוע יעדים מדידים, כך ניתן לעקוב אחרי ביצועי העסק במהלך השנה על מנת לקבל החלטות נכונות וכדי לעמוד ביעדים שהוצבו בתחילת השנה. לכל יעד יש משמעות פיננסית, ויש לכלול זאת בתקציב העסקי המתוכנן.
לתקציב העסקי יש מספר תפקידים עיקריים הנחוצים להצלחת העסק ולעמידה ביעדים. התפקידים העיקריים של התקציב העסקי הם הגדרת יעדים, מעקב אחרי ביצועים בפועל, זיהוי בזמן של חריגות מהתקציב ופעולה לתיקון המצב.
מדוע חשוב לתכנן תקציב עסקי?
ראוי לציין כי תכנון תקציב עסקי מיועד לכל העסקים בכל התחומים, גם לעסקים קטנים בינוניים. לתכנון התקציב העסקי יש משמעות פיננסית וחשיבות להשגת היעדים ולהצלחת העסק. בין השאר, תכנון נכון ומקצועי של התקציב העסקי חשוב למען השגת המטרות הבאות:
- פיקוח ושליטה על הכנסות והוצאות העסק.
- תכנון הפעילות העסקית לשנה הקרובה.
- איתור חריגות מהתקציב המתוכנן בזמן אמת ופתרון הבעיה.
- הפחתת סיכונים פיננסיים.
- תכנון פיננסי מקדים כדי לעמוד ביעדים שנקבעו מראש.
- בחינת פתרונות מימון ואשראי בהתאם לתכנון התקציב לשנה הקרובה.
כדאי לדעת כי תכנון תקציב עסקי אינו עניין של מה בכך, זהו כלי פיננסי חשוב עבור העסק, בעליו ומנהליו. התכנון הפיננסי מאפשר לעסק לצמוח בהתאם לקצב הרצוי והמתוכנן, להשיג את היעדים בלי חריגות מיותרות, וזהו כלי מדיד המאפשר לבחון את הפעילות העסקית. כמו כן, התקציב העסקי מאפשר ליזם לגייס משקיעים, לקבל הלוואות בבנקים, מקרנות מימון ייעודית ועוד.
למעשה, ישנם קווי דמיון בין ייעוץ משכנתא הכולל תכנון פיננסי ללקוח, לבין תכנון תקציב עסקי. בשני המקרים יש לבדוק את מצב ההכנסות וההוצאות כדי לקבל החלטה פיננסית שקולה ואחראית, וכדי להימנע מבעיות כלכליות. עם זאת, בעוד לוקחי הלוואה לצורך רכישת דירת מגורים או לרכישת נכס להשקעה יכולים להיעזר בכלים כמו מחשבון משכנתא, לבעלי העסק אין מחשבונים מוכנים, ועליהם לתכנן את התקציב באמצעות טבלאות אקסל וכלים נוספים.
מה כולל תכנון נכון של תקציב עסקי?
תקציב עסקי הוא מסמך מפורט לתקופה של 12 חודשים או יותר, אך ניתן להכין תקציב גם לפרויקט מסוים או לתקופה ארוכה. התוכנית כוללת תזרים מזומנים עם צפי הכנסות עתידיות, פירוט ההוצאות הצפויות של העסק בשנה הקרובה ובהתאמה ליעדים שמעוניינים להשיג. כמו כן, יש לפרט במסמך התקציב העסקי עלויות שיווק ופרסום, עלויות כוח אדם שיש לגייס לצורך עמידה ביעדים, פילוח צפי המכירות לפי פרמטרים מדידים כמו אזור מגורים, גיל, מין, רמת הכנסה ועוד.
לאחר שלב בניית התקציב העסקי המתוכנן לשנה הקרובה, יש להקפיד על מעקב שוטף כדי לבחון את התוצאות העסקיות. בקרה תקציבית חשובה לצורך הצלחת העסק ולמזעור סיכונים, כך גם ניתן לקבל החלטות פיננסיות בהתאם לצורך וליעדים המשתנים.