מיחזור נייר ושמירה על איכות הסביבה במשרד מודרני
בשנים האחרונות חל שינוי במודעות ובגישה של אנשים, משרדים וחברות רבים בכל הקשור לנושא של שמירה על איכות הסביבה. שמירה על איכות הסביבה באה לידי ביטוי במספר דרכים כמו למשל מיחזור נייר ושימוש בנייר ממוחזר להדפסת מסמכים שונים, הפחתת שימוש בכלים חד פעמיים, מיחזור קפסולות קפה במידה ויש בעסק מכונת קפה עם קפסולות ועוד.
למרות ועל אף נושא מיחזור נייר שמתקיים בקרב משרדים ועסקים רבים, עדיין יש צורך ואפילו חובה חוקית לשמור עותקים מודפסים של מסמכים מקוריים שונים וחשובים באופן פיסי למשל חוזים, מסמכים רשמיים שונים של מוסדות המדינה ועוד, על פי החוק יש לשמור את המסמכים במשך 7 שנים טרם ההתיישנות והאפשרות לגרוס אותם, לזרוק אותם לפח או להעביר אותם לטובת מיחזור נייר.
באילו מצבים חשוב לשמור על מסמכים במשרד?
למרות שאנחנו חיים בעולם דיגיטלי, למרות שהיום כמעט הכל נעשה דרך האינטרנט וגם מסמכים רשמיים ניתן לשלוח ולקבל באמצעות אימייל, להעלות דרך אתר החברה ואפילו להחזיר מסמך חתום בווטסאפ עדיין יש מקרים ומצבים בהם יש צורך בחתימה פיסית על מסמך כזה או אחר וכמובן שמירה של אותו מסמך בצורה מסודרת מה שאומר תיוק מסמכים. למשל חוזים שונים בין החברה ללקוחות, דוחות ומסמכים של רשויות המיסים והבנקים ועוד. שמירה של מסמכים היא למשך 7 שנים בהתאם לחוק ולאחר מכן ניתן לזרוק אותם. חשוב לשים לב שיש מסמכים אותם מעבירים לטובת מיחזור נייר אך יש מסמכים עם מידע רגיש אותם יש להעביר לגריסה.
כיצד נראה משרד עבודה מודרני?
משרד עבודה מודרני הפך מזמן למקום שבו העבודה נעשית ביעילות רבה בזכות הציוד המשרדי. ריבוי המשימות והקצב המהיר הגבירו את החשיבות לארגונומיה בעבודה. כיום ציוד משרדי חייב להיות איכותי, נוח ועמיד לאורך שנים. כסאות משרדיים ישמרו על ערנותם ובריאותם של העובדים, שולחנות עבודה ידאגו להקטין את דלקות הפרקים ויעשו סדר בעשרות הניירות והשמרטפים שעל גבי השולחנות ואפילו מדפסות נייר הממקומות בגובה הנכון יפחיתו את כאבי הגב של העובדים. בנוסף לציוד משרדי איכותי שמטרתו להפיק יותר רווחיות לעסק, על המעסיקים האחריות לשמור על מסמכים עסקיים חשובים כדי להימנע מהדלפה של מידע עסקי חשוב שעלול לפגוע בעסק.
כיצד נכון לשמור על מסמכים חשובים?
את המסמכים אותם שומרים חשוב לשמור בצורה מסודרת ומאורגנת משום שלא מעבירים אותם מיחזור נייר רגיל. השמירה יכולה להיות באמצעות תיוק מסמכים בקלסר מסודר, בארון ייעודי אך יש ארגונים וחברות רבים אשר לעיתים קרובות משלבים בין סריקת המסמכים ושמירה שלהם במחשב או בשרת ובמקביל תיוק פיסי שלהם בקלסר או בארון המסמכים הייעודי. יש חשיבות גדולה למקום בו שומרים את המסמכים שכן השמירה היא למשך 7 שנים ושמירה במקום לא ראוי עלולה לגרום לנזקים חמורים, למשל שמירה בחדר בו יש רטיבות עלולה להביא למצב שמסמכים יירטבו, יפתחו עובש ויפגעו, שמירה במקום חם או חשוף לשמש יכולה לגרום לנזקים למסמכים למשל דהייה של הדיו וגם פה ישנה פגיעה במסמכים.
לכן כאשר בוחרים היכן לשמור מסמכים במשרד חשוב לשקול היטב את מקום האחסון גם מבחינת החדר וגם מבחינת סוג הארון או הארונית, הכל במטרה לשמור על המסמכים בצורה הטובה ביותר במשך כל השנים. לאחר תום 7 השנים אפשר לאסוף את המסמכים המיועדים ולהעביר אותם לגריסה על ידי מגרסת נייר כמובן שעדיף מגרסת נייר משרדית.
למה חשוב לגרוס מסמכים ולא סתם לזרוק אותם לפח או להעביר אותם מיחזור נייר רגיל?
מסמכים ששומרים במשך כל כך הרבה שנים הינם לרוב מסמכים חשובים ביותר המכילים מידע שיכול להיות רגיש מאוד. כדי להיפטר מאותם מסמכים ישנים, אותם מסמכים שאין בהם כבר צורך צריך לעשות זאת בצורה חכמה ונכונה כדי למנוע מאותם מסמכים, מאותו מידע להגיע למקומות לא נכונים. הדרך הנכונה לעשות זאת זה לגרוס את המסמכים על ידי שימוש במגרסת נייר.
משום שיש סוגים של מגרסות נייר ולרוב במשרד צריך לגרוס כמויות של מסמכים ורוצים לעשות זאת בצורה יעילה ומהירה ולא לבזבז זמן יקר, יש חשיבות לשימוש במגרסה המתאימה לכמות המסמכים וזאת מגרסת נייר משרדית.
אולי יעניין אותך גם: